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Taxa de Condomínio - Inconsistências que Podem Ocorrer no Pagamento


Já aconteceu em seu condomínio de algum condômino reclamar que recebeu cobrança de taxa que já havia sido paga? Sabia que pode ter ocorrido alguma falha no processo de pagamento que ocasionou o inadimplemento? Descubra como identificar o que de fato aconteceu e a melhor maneira de resolver esta situação.

 

Durante o processo de cobrança das taxas de condomínio por vezes ocorrem alguns gargalos no processo, que dificultam a manutenção organizada da carteira de inadimplência. Situações que geram inconsistências e resultam na demora da baixa na taxa quando de fato a mesma foi paga ou em outras questões que geraram a não efetivação do pagamento. Assim listamos aqui possíveis situações, forma de identificar e solucionar cada uma delas. Conteúdo rico destinado para comunidades condominiais esclarecendo alguns dos principais pontos, quando nos deparamos com a alegação do condômino de ter recebido cobrança de taxa que já foi paga.

 

1. Controle financeiro precário ou inexistente:

É corriqueiro o fato de o condômino confundir a competência da taxa (mês/ano) que está sendo cobrada, com a de alguma taxa que foi paga e assim concluir que a cobrança é indevida. Isso acontece quando o condômino não faz ou faz de forma precária o controle financeiro de suas contas pessoais. Dito isto destacamos o fato do documento ser controlado, de forma errada, com base na data do pagamento realizado e não pela competência/referência da cobrança. Exemplificando: uma taxa de ref. Dez/2016 com vencimento 05/01/2017 em que a pessoa não paga em seu vencimento original e solicita re-emissão do boleto para pagar no próximo mês, digamos em 07/02/2017, essa alteração no dia do pagamento faz com que o condômino posteriormente se confunda e acredite tratar do pagamento da taxa de ref. Jan/2017, assim quando a ref. Jan/2017 é cobrada, ele apresenta a comprovação de pagamento da competência errada de Dez/2017.

 
2. Comprovante de Agendamento e não de Pagamento

Outra situação que ocorre e faz com que o condômino acredite em já ter pagado a taxa que está sendo cobrada é quando ele programa no banco um agendamento on-line de débito automático para pagamento futuro da taxa, emite o comprovante de agendamento, só que, no dia de concretizar a transação, não há saldo suficiente em sua conta bancária, com isso, o valor não é debitado de sua conta e nem creditado para o condomínio e a cota permanece em aberto. Dessa maneira quando ele é cobrado pelo débito, apresenta a comprovação de agendamento e não de pagamento.

 

3. Pagamento através de depósito

Alguns condôminos por iniciativa própria ou por mera liberalidade da administração do Condomínio fazem o pagamento de seu débito condominial através de depósito bancário direto na conta do prédio, esse tipo de transação não identifica o pagador e nem o pagamento e assim a cota permanece em aberto até a comprovação da mesma por parte do pagador e após constatação em conciliação bancária. Por isso não incentivamos tal prática, pois além de gerar dificuldade na identificação do pagamento, pode confundir aquele condômino desorganizado com as contas á pagar e favorecer os pagamentos em atraso sem a devida atualização dos encargos. Assim se esse procedimento de depósito em conta não é permitido em seu condomínio, a administração deve advertir o condômino sobre a forma indevida do pagamento, atualizar o débito até a data que foi realizado o depósito e se o valor pago não contemplar de forma integral a taxa e os encargos, promover a baixa parcial do valor recebido e  manter o saldo remanescente do débito em cobrança.

 

4. Falha na identificação do boleto ou estorno de crédito

Casos de pagamento de boletos cancelados ou pagamento realizado com o código de barras digitado total ou parcialmente errado poderá acarretar nas possíveis situações: ou banco recebe o crédito na conta do condomínio e não identifica o pagador, ou crédito pode cair em conta de terceiros e não entrar na conta do condomínio, ou ainda em casos de pagamentos on-line o crédito pode ser estornado e retornar para o banco do pagador. Como então solucionar a situação? Para os casos em que o pagamento não for identificado na conta do condomínio, mesmo após a apresentação da comprovação do pagamento por parte do condômino, o ideal é orientá-lo a averiguar em seu extrato bancário se houve de fato débito do valor do pagamento ou não. Se o valor tiver saído da conta bancária com certeza foi para alguma conta errada, assim ele deve resolver o problema junto ao banco que fez a transação e efetuar o pagamento do débito que ficou em aberto com o condomínio. Se não tiver saído ficou de fato constatado que o pagamento não foi realizado e dessa forma deverá promovê-lo.

 

5. Pagamento de boleto expirado

Os boletos emitidos para a cobrança de taxa condominial normalmente apresentam a seguinte mensagem: "Sr. Caixa não receber após o vencimento" ou "Após vencimento reemita seu boleto através do seguinte canal". Isso quer dizer que é importante que o pagador confira tais informações, pois se o prazo de vencimento do boleto expirou e ele tentar pagá-lo de forma on-line ou diretamente no banco, até pode acontecer do Banco aceitar o recebimento, seja por erro no meio digital ou por negligência de um atendente de caixa que não confere a validade do mesmo. Mas haverá inconsistência no pagamento, pois o boleto expira justamente porque não foi pago até a data prevista convencionada e após esse período a re-emissão é exigida devido a necessidade de atualização dos encargos. Mas se mesmo assim o pagamento for efetuado e não contemplar todos os encargos respectivos a mora estabelecida na Convenção do Condomínio, regimento interno e de contrato de honorários de cobrança, o procedimento a ser realizado pela administração é dar baixa parcial do valor recebido, notificar o condômino sobre a forma indevida  e não integral do pagamento e manter o saldo remanescente do débito em aberto e o condômino ficar como inadimplente.

 

6. Condômino paga taxa direto para Síndico

O síndico que receber uma taxa de condomínio em mãos para facilitar a vida de um condômino ou agilizar um recebimento, pode gerar mais complicações do que benefícios, já que, como mencionado nesse post, o que mais acontece é condômino confundir a competência da taxa que pagou. Então essa situação é altamente suscetível a ser levada ao erro e causar algum desgaste desnecessário. O melhor caminho para os recebimentos é que eles sejam feitos de forma identificada na conta bancária do condomínio, através de boletos. Isso gera segurança para as partes, já que todo pagamento fica registrado. Assim nossa orientação é que nem o síndico e nem os funcionários do condomínio intermedeiem esses recebimentos, para isso existem as empresas especializadas (Contabilidade, Administradora e Assessoria de Cobrança). Com essa postura o síndico evita receber possíveis acusações de apropriação indébita e por outro lado o condômino também tem a certeza de que sua taxa foi de fato baixada.

 

7. Condômino pagou cota de outra unidade por engano:

Esse fato não é comum, mais quando acontece traz bastante transtorno! O motivo é que muitos condôminos ao receber o boleto bancário não confere se a taxa realmente é de sua unidade antes de efetuar o pagamento. O mesmo só fica ciente do ocorrido quando é cobrado, pois sua taxa fica inadimplente enquanto outra unidade recebeu o crédito de seu pagamento equivocado. Isso gera inconsistências, seja pelo recebimento duplicado ou por a unidade que recebeu o crédito indevido não pagar a taxa ao constatar que está em dias. Por isso é importante deixar todos cientes de que é de inteira responsabilidade do condômino verificar se o boleto refere-se a unidade de sua propriedade, antes de efetuar o pagamento.

 

8. Falha Humana

Não podemos descartar também a ocorrência de falha humana nesse processo, seja no registro contábil pela inserção errada de alguma informação de documento, ou quando a baixa não é realizada ou é realizada de forma equivocada. O mais importante nesse caso é o condomínio trabalhar com empresas sérias e competentes que possuem procedimentos de conferência que evitem tais falhas ou que corrija de forma rápida alguma inconsistência.

 

Em resumo, o condômino que alegar ter pagado a taxa que está sendo cobrada deve apresentar a cópia do boleto juntamente com o comprovante de pagamento onde consta a seqüência numérica do código de barras. Pois como mencionado acima pode ocorrer inúmeros motivos para que o crédito não tenha caído na conta do condomínio e resolver isso depende de boa vontade, erros justificáveis não penalizam o prestador de serviços.

 

Após oferecer todas as explicações para a melhor orientação do condômino e se ainda assim ele recusar a apresentar os documentos comprobatórios solicitados para resolver a pendência constante em seu imóvel,  notifique-o fazendo um requerimento formal da comprovação do pagamento e informando que a mesma poderá ser solicitada em juízo devida à falta de iniciativa do condômino em resolver a questão de forma extrajudicial. Pois para as cobranças de encargos condominiais a relação de consumo e o CDC não se aplicam, pois trata-se de uma relação de obrigação convencionada adquirida com a propriedade do imóvel e dessa forma o ônus da prova cabe ao condômino e não ao condomínio, conforme preceitua o artigo 333, II, do Código de Processo civil.

 

Contudo após a comprovação do pagamento por parte do condômino e comprovada a inexistência do débito será considerada cobrança indevida a resistência injustificada por parte do Condomínio em  insistir  com a cobrança de taxas já pagas diante de prova do pagamento das mesmas. Comprovada a má-fé de quem cobra indevidamente uma dívida que já foi paga, é cabível a aplicação do artigo 1.531 do Código Civil.

 


 

Regina C. Duarte B. Rau, bacharel em administração e Marketing de empresas, pós graduando - MBA Gestão de Negócios e Empreendimentos. Coordenadora do Depto. Extrajudicial do escritório Rau e Advogados - Assessoria Jurídica e Cobranças Condominiais